Description du poste :
QUIETALIS est le 1er installateur et mainteneur indépendant d’équipements de cuisines professionnelles. Le groupe compte désormais 400 collaborateurs répartis sur l’ensemble de la France au sein de nos 25 agences et de notre siège basé à Bièvres (91).
Nos clients sont des acteurs de la Restauration Collective (hôpitaux, EHPAD, sites militaires, collèges et lycées, établissements pénitentiaires, …) et Commerciale (chaînes, brasseries, restaurants gastronomiques, …).
L’Office Manager, premier contact des visiteurs lors de leur venue au siège, se doit d’être à l’image de l’entreprise. Il/elle devra donc avoir une présentation irréprochable, sur le plan de la tenue vestimentaire et du comportement (politesse, sourire, diplomatie, discrétion, professionnalisme).
Les 3 grandes fonctions de l’Office Manager sont :
- Accueil et prise en charge des visiteurs au siège (fournisseurs, clients,…) et gestion du standard (réponse aux appels téléphoniques, transfert, prise de messages, …)
- Gestion des locaux du siège : suivi et réassort des stocks de consommables (cafétaria, photocopieurs, fournitures de bureau…), préparation des salles de réunion, …
- Assistance administrative et logistique (distribution du courrier, gestion des déplacements professionnels, …)
Il/elle est placé(e) sous la supervision du Responsable des Achats & Services Généraux.
Missions (liste non exhaustive) :
- Accueillir, identifier, renseigner, orienter des personnes dans l’espace d’accueil ou au standard téléphonique (clients, visiteurs, fournisseurs, coursiers)
- Gérer un standard à lignes multiples (transmettre les communications, prendre les messages,..)
- Assurer des missions de secrétariat : préparation pour envoi, réception et distribution du courrier, préparation des salles de réunion, prise de rendez-vous, rangement, archivage de documents administratifs, …
- Assurer la gestion des locaux, du point de vue « services généraux » (réassort de fournitures pour les bureaux ou pour la cafétéria, …)
- Répondre aux besoins ponctuels des directions présentes sur site (gestion de déplacements professionnels, …)
- Référent(e) lors de l’ouverture de nouvelles agences (administration des contrats liés aux services généraux)
Rémunération : 30 K€ brut/an
Type d’emploi : CDI
Localisation : Bièvres (91)
Programmation :
Du Lundi au Vendredi
Travail en journée
Véhiculé(e) serait un plus
Profil :
- Très bonne maîtrise du français oral + écrit
- Maîtrise des outils Word, Excel, Outlook, Power Point
- Excellente présentation, neutre et soignée, adaptée à l’image du siège de l’entreprise
- Très bonnes qualités relationnelles
- Goût du contact et fortement orienté(e) service
- Polyvalent(e)
- Organisé(e) et ayant le sens des priorités
- Niveau Bac+2 minimum
- Une première expérience sur un poste similaire serait appréciée
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Siège
1 route de Gisy
Burospace - Batiment 4 bis
91570 BIEVRES
Tel : 01 60 12 79 40
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QUIÉTALIS - 2023
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